segunda-feira, 11 de junho de 2012

Organização de eventos: passo a passo

A organização de um evento é trabalhosa e de grande responsabilidade. Como o evento acontece em grande parte ao “ao vivo”, qualquer falha compromete o conceito/imagem de quem o promove e de quem o organiza.

Para se ter os objetivos plenamente atingidos, é fundamental que se faça um criterioso planejamento, que envolve: públicos, estratégias, recursos, implantação, fatores condicionantes , acompanhamento e controle , avaliação e orçamento.

Definição de data, horário e local:

Deve-se escolher, adequadamente, a data, o horário e o local para a realização do evento. É o primeiro passo, tanto para o sucesso, como para o fracasso. É sensato considerar, no agendamento de data, os fins de semana, períodos de férias, os fins de semana, períodos de férias, feriados prolongados, eventos similares e/ou paralelos, concorrentes, bem como situações de cries. Ainda, considerar usos e costumes do público-alvo. Por exemplo, em determinada cidade, um dia bom para um coquetel é na 2ª ou na 4ª feira.

Orçamento – Previsões de Gastos:

Deve ser feito detalhadamente para não se ter surpresas. É nele que se estabelecem as previsões e o pagamento dos recursos humanos e materiais. Caso se busque patrocínio, apoio ou permuta, deverá ser divido em cotas para serem negociadas com os possíveis interessados.

Script ou roteiro do evento:

Trata-se de detalhar no papel tudo que acontecerá em cada momento do evento, como: quem fala (e o que fala), que hora se ilumina o palco, que hora entra o fundo musical, paradas, sequências, texto entremeando a apresentação, quem fica ou sai do palco, quando se abre/fecha cortina, etc. Tudo em sequência, com ações gradativas, paralelas ou não, sucessão de atividades, etc. Dependendo do evento, exige-se um diretor de palco, que faz as marcações de presença humana, luz, projeções, iluminação, som, efeitos especiais, etc. É a imaginação e detalhamento por escrito de tudo que ocorrerá no evento, sem deixar “buracos” ou espaços.

Para conhecer mais passos de uma boa organização de eventos acesse o documento na íntegra.

Fonte: Federação das Câmaras de Dirigentes Lojistas de Minas Gerais